Corona Check-Listen für Unternehmen

Corona Check-Listen für Unternehmen

Wir bieten Ihnen Unterstützung, um Ihr Unternehmen gut durch Krise zu steuern und rasch die zentralen Aufgaben bearbeiten zu können. Anbei finden Sie deshalb Check-Listen zu den Themen Liquiditätssicherung, Krisenkommunikation und Sofort-Hilfe-Maßnahmen im Falle eines positiven Corona-Falls sowie zur Sicherung der Finanzierung in Ihrem Unternehmen. Diese Listen sollen Ihnen - als Gedankenstütze - dabei helfen, die zentralen Aufgaben im Blick zu haben.  

Check-Liste Liquiditätssicherung 

Liquidität spielt in verschiedenen Arbeitsfeldern der Sozialwirtschaft eine unterschiedlich große Rolle, letztlich sind aber fast alle Unternehmen betroffen. Die wichtigsten Maßnahmen im Schnell-Check-Up: 

Interne Maßnahmen

1. Liquiditätsstatus feststellen

  • Liquiditätsstatus wird Woche für Woche neu bewertet
  • Planungshorizont sind immer 4-6 Wochen
  • Ermittlung der offenen Posten: Zahlungseingänge (Debitoren) und Zahlungsausgänge (Kreditoren)
  • Ermittlung der Auslastung (im günstigsten und ungünstigsten Fall)
  • Voraussichtliche Rechnungsausgänge (für erbrachte Dienstleistungen) und -eingänge (z.B. für Gehälter, Miete etc.); 
  • Abruf von Zuwendungen (Termine und Höhe) 
  • Sonstige Einnahmen (z.B. Zinsen, Einnahmen bei verbundenen Unternehmen: Umlagen/ILV) / Ausgaben (z.B. einmalige investive Maßnahmen) 
  • Bewertung der OP und Rechnungen im Hinblick auf Ausfallwahrscheinlichkeiten (optimales Szenario, ungünstigstes Szenario)
  • Ermittlung der Handlungsbedarfe  

 

2. Interne Maßnahmen 

  • Erstellung eines Maßnahmenplans (kurz-/mittel-/langfristige Maßnahmen, dabei gilt der Grundsatz: möglichst proaktiv handeln!)
  • Konzentration auf unmittelbar wichtige und relevante Kernprozesse
  • Bewertung der Kosten im Hinblick auf Einsparpotenziale  
    • Vermeidung von Kosten:
      • Anpassung der Personalressourcen an aktuelle Erfordernisse und Auslastungssituation
      • Überprüfung und Kündigung von Verträgen
    • Verschiebung von nicht notwendigen Ausgaben/Investitionen: 
      • Fortbildungen, Qualifizierungsmaßnahmen 
      • Technischen Anlagen (z.B. PC, Server, ...)
      • Sanierungsarbeiten am und im Gebäude
    • Streckung von Ausgaben: 
      • Stundungen von Zahlungsverpflichtungen (z.B. Miete)
      • Vereinbarung von Ratenzahlungen etc.   
  • Sicherung der Einnahmenseite: 
    • Kontaktaufnahme mit Finanzierungsträgern bei Entgelten, Sicherung laufende Zahlungen
    • Bei Dienstleistungen: Intensivierung der Kundenbetreuung und 
    • Engmaschige Beobachtung der offenen Posten
  • Präzise Dokumentation der durch die Pandemie verursachten Mehrkosten, um diese z.B. bei der Pflegekasse geltend machen zu können (z.B. für zusätzliches Personal und Schutzkleidung, Reduzierung von Betten für Isolationsstationen) 

 

Externe Maßnahmen

 

 

Check-Liste Kommunikation und Kommunikationsfähigkeit 

In Krisenphasen gilt: informieren Sie frühzeitig, präzise und umfassend. In Krisenzeiten sind – das belegen alle Untersuchungen zu diesem Thema – klare Informationen erforderlich. Mitarbeiter, Klienten, Kostenträger, Angehörige und sonstige Stakeholder verstehen gut begründet Maßnahmen und sind dankbar für Ihre Orientierungshilfe. Dies ist die Stunde der Leitungskräfte, die Ruhe und Sicherheit ausstrahlen müssen. Jetzt ist Resilienz gefragt.  Im Folgenden finden Sie Hinweise auf einige hilfreiche Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge:  

  • Viele Videokonferenzanbieter bieten derzeit ihre Dienste kostenlos an. Dazu zählen z.B.
    • Skype (Konto nötig)
    • Talky (max. 4 Teilnehmer*innen)
    • Zoom Basis (max. 100 Teilnehmer*innen, maximal 40 Minuten Dauer)
    • Teamviewer (1:1, Privater Bereich)
    • Jitsi (Open-Source)
    • Diverse Möglichkeiten über Messenger, die allerdings nicht Datenschutzkonform sind (z.B. WhatsApp, Facetime, Google Hangout usw.)
  • Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Slack erleichtern die Zusammenarbeit in Teams. 

 

 

Checkup Sofortmaßnahmen im Fall von positiven Corona-Fällen in Pflegeeinrichtungen und Einrichtungen der Behindertenhilfe 

Für den Fall, dass in einer Pflegeeinrichtung ein Pandemiefall auftaucht, hat das Robert-Koch-Institut Empfehlungen herausgegeben. Demnach sind folgende Punkte zu beachten und zu organisieren: 

  • Einzelunterbringung im stationären Bereich/Kohortenisolierung
  • Kohortenpflege (Trennung des Medizinischen Personals)
  • Schulung Beschäftigte medizinischer und pflegerischer Bereich (Knowledge-Booster)
  • spezifische Behandlungszentren für bestätigte Fälle einrichten
  • telemedizinische Möglichkeiten nutzen 
  • zeitliche oder räumliche Trennung von Patienten mit Anzeichen einer akuten respiratorischen Erkrankung (ARE) und anderen Patienten im ambulanten Bereich 
  • Fiebersprechstunden einrichten 
  • in spezifischen (temporären) Einrichtungen Informationen, Möglichkeiten und Material zur Selbsttestung von symptomatischen Personen bereitstellen 
  • Einschränkung von Gemeinschaftsaktivitäten (pflegerischer Bereich) 
  • arbeitsorganisatorische Maßnahmen treffen 
  • nicht notwendige (Dienst- oder Kongress-)Reisen absagen, verschieben oder z.B. per Videokonferenz durchführen 
  • Besuchsregelungen / Publikumsverkehr 

Sollten Sie Fragen haben: Sprechen Sie mit unseren Spezialisten für stationäre Einrichtungssettings Herrn Löwenhaupt und Herrn Pfahler

 

 

Checkup interne administrative Kernfunktionen 

Unabhängig davon, was im operativen Bereich passiert: die Basisfunktionen im administrativen Kernbereich der Organisation müssen gewährleistet sein, um deren Steuerungs- und Handlungsfähigkeit zu erhalten. Dabei ist folgendes zu beachten: 

  • Organisieren Sie dort, wo dies technisch möglich ist, Homeoffice und entwickeln Sie ein System, um Mitarbeiter im Homeoffice über geeignete Tools kommunikativ anzubinden
  • Organisieren Sie Vertretungsregeln und stellen Sie Ihre Erreichbarkeit sicher
  • Entwickeln Sie ein System, um regelmäßig zeitnahe Lageberichte zu erhalten und sichern Sie eine Beobachtung der verfügbaren Informationen 
  • Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Notfallpläne
  • Gewährleisten Sie ein arbeitsfähiges Personal- und Rechnungswesen sowie ein funktionierendes Controlling (diese Funktionen werden sowohl für die Buchhaltung und die Lohn-/Gehaltszahlungen benötigt, insbesondere aber auch, um staatliche Hilfen in Anspruch nehmen zu können) 
  • Stellen Sie eine funktionierende IT sicher und implementieren Sie Tools (Chats, Videokonferenzen etc.) zur Absicherung der Kommunikation mit Mitarbeitern, Klienten, Angehörigen, Kostenträgern etc.;  
  • Sichern Sie das erforderliche Maß an Facility Management (insbesondere Reinigungs- und Hygienemaßnahmen) 
  • Steuern Sie aktiv den Einkauf der krisenrelevanten Produkte (Schutzkleidung, Hygiene- und Reinigungsmaterialien). 

 

 

Check-Liste Finanzierungshilfe

Eine Übersicht von Finanzierungshilfen finden Sie hier

 

 

 

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: Stefan Löwenhaupt 

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