"Wir haben zu wenig Personal!" - Vielleicht.

"Wir haben zu wenig Personal!" - Vielleicht.

Dienstplangestaltung in der Behindertenhilfe 

 Das ewige Mantra sozialer Organisationen in der Behindertenhilfe lautet: „Wir haben einfach zu wenig Personal…!“. Immer wieder scheitern Organisationen bei der Ermittlung und Steuerung der fachlich sowie wirtschaftlich "richtigen" Personalmengen für Betreuung und Pflege, was in der Praxis häufig zu einem interessanten Paradoxon führt: alle Mitarbeiter ächzen und stöhnen unter der subjektiv empfundenen Arbeitsbelastung, objektiv sind die Personalschlüssel aber in fast allen Bereichen überschritten. 

Mögliche Fehlerquellen finden sich in den Ausgangsparametern (z.B. fehlerhafte Stellenschlüssel, Verplanung von Brutto-Arbeitszeiten), beim Planungsprozess (z.B. Berücksichtigung von Auslastungs-/Belegungsschwankungen, Urlaub, Krankheit im Dienstplan, Flexibilisierung von Einsatzzeiten) und nicht zuletzt in der systematischen Umsetzung der Planungen. 

Analyse und Optimierung der Dienstplanung - empirisch, präzise, zielorientiert 

Um den genauen Ursachen für mögliche Dysfunktionalitäten in der Personaleinsatzplanung bzw. Dienstplanung auf die Spur zu kommen, haben wir ein Instrumentarium entwickelt, das Informationen zu folgenden Fragen und Themen liefert:   

  • Wann sind wie viele Klienten und Mitarbeitende gleichzeitig anwesend? 
  • „Passt“ dieses Verhältnis über den gesamten Tagesverlauf, oder gibt es Phasen, in denen zu viele oder zu wenig Mitarbeiter anwesend sind?  
  • Zu welchen Zeiten lässt sich der Personaleinsatz effizienter gestalten? 
  • Wie schafft man es, die tatsächlich eingeplante und die refinanzierten Personalmenge anzugleichen? 
  • Gibt es strukturelle Ineffizienzen und Einsparpotenziale in der Dienstplanung? 
  • Können Schnittstellenprobleme zwischen Organisationseinheiten (z.B. Wohnbereich und zweitem Lebensbereich) identifiziert und abgebaut werden? 

 

Entscheidend ist dabei, den Personaleinsatz präzise zu vermessen und nicht auf Schätzungen und gefühlte Problemlagen zu vertrauen. Nur so lassen sich z.B. die Impacts scheinbar kleiner Unschärfen an der Schnittstelle verschiedener Organisationbereiche (z.B. Wohnen und Tagesstruktur in der Behindertenhilfe) oder nicht gehobener Entlastungseffekte bereichsübergreifender Dienste quantifizieren und heben. Unser Analyseansatz umfasst folgende Elemente: 

  • Erfassung der realen Präsenzzeiten von Klienten und Mitarbeitenden auf Ebene einzelner Wohngruppen/Stationen 
  • Erhebung relevanter Kontextinformationen, wie z.B.: Wohin geht der Klient/die Klientin, wie wird der Klient/die Klientin dorthin befördert (hilfreich zur Interpretation der Analyseergebnisse)?  
  • Der Erhebungszeitraum richtet sich nach den Besonderheiten des Untersuchungsgegenstands und liegt bei den meisten Angebotsformen in der Eingliederungshilfe zwischen 1 und 3 Wochen 
  • Idealerweise werden auch die Präsenzzeiten im (ggf. vorhandenen) zweiten Lebensbereich - wie z.B. Schule, WfbM, Tagesförderung etc. – dokumentiert. So lassen sich die gesamten Tagesabläufe einzelner Klienten nachzeichnen und mögliche Schnittstellenprobleme im Zusammenwirken unterschiedlicher Arbeitsbereiche aufdecken und bewerten. 
  • Wir erfassen die erhobenen Daten zur tatsächlichen Präsenz der Mitarbeitenden- und Klienten, analysieren diese und stellen Ihnen die Ergebnisse in anschaulicher Form zur Verfügung.  

 

Wir analysieren mit Hilfe unseres Instrumentariums gezielt Ihre Planungsgrundlagen, Ihre Dienstpläne und insbesondere die faktischen Einsatzzeiten und Tätigkeiten Ihres Personals, um Ihre Dienstplanung zu optimieren. Im Ergebnis erhalten Sie präzise Hinweise auf Einsparpotenziale, die durch fehlerhafte Planungen, Schnittstellenprobleme, unsystematische Aufgabenzuordnungen, ausufernde Besprechungszeiten, Überbrückungszeiten von Mitarbeitenden und unzureichende Steuerung von Leitungskräften entstehen. 

 

Von der Analyse zum optimierten Personaleinsatz 

Die Erfahrung zeigt: Es gibt leider kein Patentrezept oder Wundermittel für den perfekten Dienstplan. In der Regel sind es viele einzelne Stellschrauben, an denen gedreht werden muss, um den Personaleinsatz zu optimieren. 

Die Mühe lohnt sich allerdings, denn die Hebel sind groß! Durch unsere Analyse können wir punktgenau die Parameter identifizieren, die neu justiert werden müssen. In gemeinsamen Workshops erarbeiten wir zusammen mit Ihnen Maßnahmen, um bestehende Ineffizienzen in der Dienstplanung, der Arbeitsorganisation, der Zusammenarbeit einzelner Arbeitsbereiche und der Organisationsstruktur abzubauen und den Personaleinsatz zu optimieren. Wir übersetzen die Maßnahmen in eine Roadmap und begleiten Sie bei der Implementierung, so dass deren Umsetzung gelingt. 

 

Wenn auch Sie Probleme bei der Dienstplangestaltung in Ihrer Organisation ausgemacht haben und mehr über unser Angebot erfahren wollen, dann sprechen Sie mich an. 

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